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業務効率化を促進するツールを目的別にご紹介！事例も併せて解説
2021/01/04
ブログ 働き方改革・業務効率化あなたは、「業務効率化」ということばの正しい意味や、それに役立つツールをお探しではありませんか？
業務効率化ということばは決して新しいものではありません。
ですが、近年改めてフォーカスされることの多いものでもあります。
その理由は何なのでしょう？
そして、どうすれば本当の業務効率化が図れるのでしょう？
今回は、喫緊の課題となっている「業務効率化」にまつわる幅広い話題をご提供します。
「早く知っておけばよかった」…そんな後悔をしないよう、少し時間を割いて最後までお付き合いください。
業務効率化が求められている背景
まず、近年叫ばれる「業務効率化」の背景について理解しておきましょう。
ある調査では、次のような傾向が浮き彫りになっています。
- 少子高齢化によって「生産年齢人口」が年々減少している
- 「生産年齢人口」のうち、若年層就職希望者は大手企業を希望している
参考：第36回ワークス大卒求人倍率調査（2020年卒）│リクルートワークス研究所
2020年現在でこのような傾向にありますので、今後ますます中小企業は採用難にあえぐこととなりそうです。
「少ない人数でどう業務を回していくか」
これが、近年広く聞かれる「業務効率化」の目的といっていいでしょう。
業務効率化を行うメリット
では、業務効率化を実施するメリットには何があるのでしょう？
上で示した通り、「少ない人数で業務を回す」ことを目指すものではありますが、本当の目的は3つのポイントに集約できます。
その3つのポイントについてご説明します。
労働の時短が可能（人件費削減）
業務効率化に取り組み、成功すれば「労働時間の短縮＝人件費の削減」の実現も夢ではありません。
わざわざ人の手で行わなくても完結する業務は少なくありませんので、それらをツールに任せることで社員/スタッフは自らの本来の業務に専念できます。
結果的に時短となり、残業代を大きく削減できることでしょう。
従業員満足度向上
業務効率化が進めば、従業員の満足度向上も期待できます。
ツールの導入で単純作業から解放されますし、ペーパーレスが進めば情報の仕分け作業によるストレスも削減できます。
また、紙ベースでの情報処理にはミスがつきものですが、専用ツールを使えばミスも大幅に削減できます。
「私の本当の仕事は何だろう？」
業務効率化ツールの導入により本来業務に専念できるようになれば、社員/スタッフのこのような疑問を払拭できるでしょう。
それは、仕事に対するモチベーションアップにも直結するのではないでしょうか。
採用力の強化
業務効率化ツールを導入すれば、「即戦力となってくれそうな人材を見つけても、働き方が合わないことで採用を見送らなければならない」といった問題をも解消できるでしょう。
今話題のリモートワークを可能にするなど、柔軟な働き方を実現すれば、会社の採用力を強化できます。
長く勤めてくれているベテラン、せっかく仕事に慣れてきてくれた新人社員、つまり「現在の戦力」をも失わない仕組みづくりといった点からも重要です。
業務効率化にオススメのツールを目的別にご紹介！
ここまで、「業務効率化ツール」を導入する意義についてご説明しましたが、「実際にどんなツールがあるの？」とお思いませんか？
ここからは、業務効率化に役立つ実際のツールを、目的ごとにご紹介します！
Web会議ツール｜場所を問わず会議が可能！
事業をうまく回していくためには、部署ごと、もしくはチームごとの会議は欠かせませんが、それぞれ多忙な社員/スタッフ全員を同時刻に同じ場所に集めることは難しいと感じていませんか？
そのようなときは、ぜひWeb会議ツールの導入を検討してください。
それぞれが別の場所にいても、会議に入ることができます。
Web会議ツールとして話題となっているふたつをピックアップします。
■Webex
https://www.webex.com/ja/index.html
Webexは、会議前の資料共有やスケジュール調整、会議中のデスクトップ画面やホワイトボード共有ができるシステムです。
会議中の状況も録画できますので、内容の振り返りもできますし、参加できなかった社員/スタッフとの情報共有も可能。
特に便利なのは、有料ライセンスを使って最大200拠点を使う「大会議」ができることです。
全国に営業所が散らばる大企業はもちろんのこと、リモートワーカーを抱える中小企業でも活用できます。
■Zoom
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Zoomもまた、遠隔会議に便利なツールです。
会議参加予定者を招くときにメールを使いますが、スケジュール情報を添付すると、多くの人が利用しているGoogleカレンダーに反映されます。
また、会議に参加するための端末もPCからスマートフォンまで幅広く対応しています。
Zoomの特筆すべき点は、「会議に参加している特定の誰かの端末を遠隔操作できること」でしょう。
導入したツールの操作方法など、実際に目で見て確認しなければならないこともしっかりと共有できます。
タスク管理ツール｜対応漏れの防止や、チームのタスク見える化！
業務の効率化には、タスク管理も大きな役割を果たします。
「いつまでに、誰が、何をしなければならないか」を明確にしておかなければ、次の工程を担う社員/スタッフは戸惑ってしまうことでしょう。
会社は「チーム」です。
対応漏れや進捗状況を共有できるタスク管理ツールがあれば、仕事がスムーズに進まないボトルネックの解消に役立つでしょう。
ここでは、タスク管理ツールとして多くの企業が取り入れているものをご紹介します。
■Trello
Trelloは、誰もが直感的に使えるよう工夫されたタスク管理ツールです。
グループメンバーの顔写真も表示できますので、誰がかかわっているかが一目瞭然ですし、仮に離れて仕事をしていても親しみを感じられるでしょう。
付箋のようなタスクカードが基本ですが、ドラッグアンドドロップでステータスを変更できますし、タスクカードにはコメントがつけられますので「現状」「困っていること」「アドバイス」なども共有できます。
いわば、「社内掲示板」のような役割も果たしますので、情報共有ツールとしても有効です。
■Backlog
Backlogは、本格的な「プロジェクト見える化」に取り組みたい企業向けのタスク管理ツールです。
ガントチャート、バーンダウンチャートまで作成できますので、プロジェクトにかかわる全員で「残りバッファの理解」ができるのです。
掲示板のように情報共有できる機能を持っていますが、ツリー形式となっていますし、ステータス表示もできますので、「時系列的理解」がスムーズです。
メッセージを読んでいない人はいないかどうかの「既読検知」ができます。
スタッフ個々人の、情報の取得漏れが少なくなることもメリットでしょう。
カスタマーサポート向けツール｜対応品質の均質化・対応速度の向上！
カスタマーサポート部門を擁する会社では、スタッフ間の情報共有のあり方が「対応品質」「対応速度」に直結します。
これらは顧客満足度にも大きく影響する要素ですので、社員/スタッフをしっかりと支える業務効率化ツールが必要です。
■Zendesk製品（Support・Talk・Chat・Guide）
Zendesk製品は、カスタマーサポートや社内情報共有に特化した業務効率化ツールです。
顧客が寄せる問い合わせへの対応状況がすぐにわかる、社内用/社外用（顧客用）FAQを充実できる、あらゆるチャネルからの問い合わせを一元化できるといった点でおすすめのツールです。
Zendesk製品の中のTalkは、録音音声を自動でテキスト化する機能を持っていますので、対応時間外に録音された問い合わせにもスピーディーに対応できます。
コミュニケーションツール｜スタッフ間のコミュニケーションの円滑化！
業務の効率化を図るには、社内コミュニケーションを円滑にすること、情報伝達のモレをなくし時間のロスを防ぐことが重要です。
メールという手段も悪くはありませんが、つい見落としてしまったり、本当に大事なメールが他のメールに埋もれてしまったりといった問題が生じがちです。
このような問題を回避するための業務効率化ツールをふたつご紹介します。
■Slack
Slackは、社内もしくは深く関わりのある社外の人との情報共有に向いているチャットツールです。
チームごとに「ワークスペース（部屋のようなもの）」を作り、そこで全員もしくは個人間で情報共有を行いますが、各種ファイル交換もドラッグアンドドロップで完結します。
検索機能を備えていますので、過去の情報をすぐにたどることもできます。
必要なら、DropboxなどのクラウドストレージやGoogleカレンダー、Zoomといった数多くのアプリケーションとの連携もでき、利用範囲を拡大できます。
■ChatWork
https://go.chatwork.com/ja/index.html
ChatWorkもまた、メールにとって代わるチャットツールです。
グループや1対1のチャット、その人だけの「マイチャット（メモ代わり）」が利用できますし、タスクを共有し、進捗状況を確認しあうことができます。
また、必要ならChatWork上で音声通話もできますし、スマートフォン用アプリをインストールしておけば外出先でも大事なメッセージを取りこぼすことはありません。
「これは忘れてはならない」というメッセージは、チャット画面にピン止めしリマインド代わりに使うこともできます。
電子契約システム｜契約業務や法務部門の業務効率化に！
業務効率化のためには、バックオフィスの業務も見直さなければならないでしょう。
特に契約業務・法務部門では処理すべきことが多くありますので、少しでも手間を省ける工夫を凝らさなければなりません。
とはいえ、法に関することはとてもセンシティブですので、それ専門の業務効率化ツールを厳選しなければなりません。
■クラウドサイン
クラウドサインは、弁護士に直接アドバイスをもらえる「弁護士ドットコム」運営会社が提供している電子契約サービスです。
多くの企業が導入している点も安心材料ですし、なにより対応する契約書の種類が多いので利用しやすいでしょう。
契約を交わす相手が電子契約に納得してくれなければならないという点は気になるところですが、紙がいらない、印紙もいらない、メールでさっと送れる、保管スペースが不要になるとなれば、業務効率化に大きく寄与してくれるはずです。
人事労務管理システム｜人事部・総務部の業務効率化に！
バックオフィスがこなさなければならない仕事の中には、雇用契約や各種保険手続き、年末調整など社員/スタッフにまつわることも多くあります。
人事部や総務部の仕事はお客様からは見えないものの、会社のベーシックかつ重要な業務です。
この業務を遂行するにあたり、便利なツールをご紹介します。
■SmartHR
SmartHRは、全従業員の情報を一元管理できるツールとして多くの企業に採用されています。
SmartHRは、社員/スタッフの個人情報や、社会・雇用保険情報、給与明細管理など幅広く対応していて、社員との情報交換もSmartHR上で行えます。
紙ベースでのやりとりでありがちな「紛失」「提出忘れ」が激減するのは、とても安心なのではないでしょうか。
また、e-Gov APIと連携していますので、各役所への書類提出もSmartHRで完結。
手続きのためにわざわざ出かけなくてよいだけでも、かなりの業務効率化ではないでしょうか。
Web給与明細システム｜経理業務の効率化に！
給与明細作成も、業務効率化の対象にすべき事柄でしょう。
エクセルでは誤って関数を誤記入してしまうこともあるでしょうし、社員/スタッフのポジションや働き方に合わせて多くのシートを駆使しなければならないかもしれません。
そのような面倒から解放されるために、給与明細専用のツールを利用するのもよいものです。
■ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、勤怠管理から給与明細作成までをカバーするツールです。
打刻から直接月間の勤務時間や残業時間を導き、自動で給与計算をしてくれます。
メールで社員/スタッフのシフト希望を募集、シフトの作成と管理ができるのも時間短縮に大いに役立ってくれます。
36協定に基づく時間設定にも対応していて、勤務時間が超過したときはアラート発信してくれるのもメリットではないでしょうか。
打刻は交通系ICカードや、LINEやSlackなど幅広い方法に対応しています。
業務効率化ツールの選び方
ここまで、様々な部門で役立つ業務効率化ツールをご紹介してきました。
それぞれ魅力的な機能を持っていますが、すべてを一度に導入することはできません。
業務に混乱をきたしてしまうかもしれないからです。
では、どのようにツール選びをすればよいのでしょう？
ここからは、業務効率化ツールの選択方法と、選ぶべきツールの特徴をご紹介します。
自社の課題から必要なツールを逆算する
まず、御社のビジネス遂行において特に無駄な時間を割いていると考えられる業務を選び、ツール選びをしてください。
時間の無駄だけでなく、混乱の多い業務はないでしょうか。
まずは「問題」を取捨選択し、喫緊の課題を抱える業務から改善していくことをおすすめします。
そして、全社一斉にツールを導入するのではなく、特定の部署でテスト導入し、ツールと業務の相性を確認する必要があります。
クラウドタイプのツールがオススメ
業務効率化ツールを導入するにあたっては、クラウドタイプを強くおすすめします。
自社内に専用のサーバを置き、オリジナル機能をつけるオンプレミス型という選択もありますが、導入費用が高くつきます。
もしもあなたのビジネススタイルに合わなかった場合、無駄な投資をしてしまうことになるのです。
一方、クラウド型なら初期投資やランニングコストを大きく抑えることができます。
さらにいうなら、自社内に専門技術者を置く必要もなく、何かしらのトラブルの際もツール提供業者に任せればよい点も大きなメリットです。
カスタマイズができるツールがオススメ
クラウドタイプのツールの中でも、ぜひカスタマイズ可能なものを選んでください。
業種や業態によって必要な機能は違いますし、企業によってオリジナルなルールも存在するからです。
せっかく便利なツールを見つけたとしても、それがカスタマイズ不可だった場合、自社用に最適化することはできません。
カスタマイズ可能な範囲も確認したうえで導入を検討するとよいでしょう。
ツール利用の業務効率化事例
ここからは、社内の課題を業務効率化ツールで改善した事例をご紹介します。
もしかすると、あなたの抱える問題に近いものが発見できるかもしれません。
グロービス｜対前年総労働時間20％減、総残業時間70％減を実現！
法人を中心に人材育成サービスを提供している株式会社グロービスは、多数の顧客をきめ細やかにサポートする中で「業務の煩雑さ」に悩んでいました。
年間1万件を超える申し込みメールへ対応するスタッフは、情報を複数のメーリングリストで共有していたのです。
同社は、メーリングリストでの情報共有を創業当初から行っていましたので、その良さも感じつつ「複数人・同時進行での問い合わせ対応」の限界も感じていました。
そこで、「Zendesk Guide」を導入。
対応のモレを予防できること、スタッフそれぞれが何件の案件を抱えているか、他のスタッフでも対応代行できる業務の可視化で、対応スピードは瞬く間にアップしました。
結果として、たった3ヶ月で総労働時間20％減・総残業時間70％減を実現しました。
ツール導入に関しては、弊社「株式会社ODKソリューションズ」がサポート致しました。
参考：https://zendesk-odk.jp/blog/1580/
富士通│1日43分のロスタイムを削減、重要業務に当てる時間は57％アップ！
社内で今後どのような「働き方改革」が望まれているのか、社員にアンケートをとったのは富士通株式会社です。
40代以上の回答者のうち約8割は介護離職の可能性を訴えていましたが、「40代・50代は多くの経験やノウハウを持つ社員」として離職させたくない考えです。
フレックス制導入・残業時間短縮・リモートワークを取り入れるにしても、その効果を数値化しなければ業務効率が上がったのかどうか確認できないと考えた同社。
社内SNSやネット会議など、オンラインで完結できる業務はそれらに切り替え、「Zinrai for 365 Dashboard」を開発し就業状況を常にウォッチできるようにしました。
社内トライアルの段階でも、事務処理といった本来の業務でないものに費やす時間を、1人1日当たり約43分削ることができましたし、通常業務より重要な企画業務へと振り当てられる時間も57％増加しました。
※Zinrai for 365 Dashboardは、2018年から販売されています。
参考：https://it.impressbm.co.jp/articles/-/17202
https://pr.fujitsu.com/jp/news/2018/11/27-1.html
まさむね│売上前年度比20％向上、ABC分析でグランドメニューは常に最適化！
オーダーを手書きでキッチンに伝える従来の方法で、ロスやミスが問題となっていた飲食店「まさむね」。
外国人従業員を雇用するようになってから、その問題は大きくなっていきました。
そこで、まさむねは「MAIDO SYSTEM」を導入しました。
ハンディ端末で客からのオーダーを直接キッチンのプリンターに飛ばすことで、時間の無駄がなくなりましたし、その上そのデータはそのままレジに直結していますので計算ミスもなくなりました。
クレームの減少や、顧客満足度向上により客単価は向上、たった1年で売り上げは20％もアップ。
MAIDO SYSTEMは、勤怠管理・損益管理・売上推移グラフ表示・レシピ管理機能があります。
この中でも特に便利なレシピ管理機能により売れ筋を常にチェックし、グランドメニューの入れ替え判断が早くなったとしています。
参考：https://j-net21.smrj.go.jp/special/ittoolcase/18061401.html
https://www.maido-system.net/
まとめ｜業務効率化の実践はツール選びから
業務効率化が手軽に行えるツールと、事例をご紹介してきました。
御社の課題もツールを導入することで、改善できることでしょう。
また、事例でもご紹介しましたが弊社ではカスタマーサポートの業務効率化ツール「Zendesk」の導入支援を行なっています。
サポート部門の残業時間の多さが課題である場合にはきっとお役に立てるはずです。
気軽なご相談からでも構いませんので、まずはお問い合わせください。
