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社内ポータルとは?基礎的な知識とおすすめシステム3選

2021/01/20

ナレッジ(マネジメント) ブログ

あなたは今、社内ポータルシステムの導入、もしくは変更を検討していませんか?

働き方改革の推進やツールのクラウド化により、社内ポータルシステムも数年前と比較してだいぶ変わってきました。

このページでは、社内ポータルとはそもそもどういうシステムなのか? 使われる社内ポータルにするためにはどうしたらいいのか? についてご説明します。

また、おすすめの社内ポータルシステムを3つご紹介します。

読み終える頃には、「社内ポータルについて何もわからない!」という方でも、システムを選ぶための基礎的な知識が網羅的に得られます。

ぜひ、読了まで7分ほどお時間をとって読んでみてください。

社内ポータルとは?

社内ポータルとは、社内で使われている各種アプリケーションを統合しているポータル(入口)のことです。

バラバラになっているアプリケーションやツールへのアクセスを容易にすることが目的で、効率よく作業を行うために必要な機能を持っています。

さまざまなアプリケーションやツールを横断的に利用可能にすれば、情報共有のモレを最大限に抑えることができます。

社内ポータルで社内掲示板などへのアクセスをスムーズにできれば、社内コミュニケーションの活性化も目指せます。

社内ポータルと「社内SNS」「社内掲示板」「社内FAQ」との違いは?

情報共有のため、「既にツールを導入している」という企業は少なくありません。

その代表的なものは、次のようなツールではないでしょうか。

  • 社内SNS
  • 社内掲示板
  • 社内FAQ

まず、それぞれの特徴(得意なこと/不得意なこと)をご説明しましょう。

社内SNS

社内SNSツールでできることは、次のようなことです。

  • 自由に情報発信ができる(コミュニケーション活性化)
  • プロジェクト管理ができる(各自のタスクを表示できるタイプのSNS)

部署をまたいでのコミュニケーションは、ときに「そんなアイディアがあったのか!」と思うものが出てくることがあります。

部署内の暗黙のルールに囚われない意見は、貴重なものとなることでしょう。

ですが、社内SNSは、一般的なSNSと同様、「情報が流れていってしまう(フロー型)」という面があることは否めません。

社内SNSのデメリットは、

  • 情報漏洩リスク(どこからでもアクセスできることが原因)
  • 本論から外れた話題に流れていく可能性

などが挙げられます。

社内掲示板

社内掲示板(WEBタイプ)では、次のようなことができます。

  • 最新の情報を、必要な期間トップに掲示できる(情報をストックできる)
  • どこからでも最新の情報を目にすることができる

WEBタイプの社内掲示板であれば、社員/スタッフは移動中などの隙間時間を使って情報を取得できますので、情報共有には便利です。

ですが、社内掲示板は「誰が見てくれたのか/見てくれてないのか」がわかりづらい面があります。

社内掲示板のデメリットは、

  • 一方的な情報発信となりやすい(コミュニケーション促進につながりにくい)
  • 飽きられないコンテンツ掲載をし、社員が定期的に掲示板を見たくなる工夫をしなければならない

などが挙げられます。

社内FAQ

社内FAQは、次のようなことが得意です。

  • 社員/スタッフが抱える問いへの答えを、誰の手も煩わさず提示できる
  • 社外からの問い合わせに対する答えを準備しておける(誰でも同じ答えができる)

社内FAQがあれば、いちいち担当部署に問い合わせする必要がありませんので、他の人の仕事を邪魔することがありません。

しかし、社内FAQで使用するツールによっては、「情報の新旧比較」ができないことがあります。

社内FAQのデメリットは、

  • 最新の情報に書き換えるとき、プログラミングに精通した人に依頼しなければならない
  • 検索精度が低いと、正しい答えにたどり着けない

などがあります。

※社内FAQの正しいあり方については、「社内FAQの効果とは?社内からの問い合わせを減らしたい担当者必見」をご覧ください。

社内ポータルのメリット

社内ポータルのメリットは、上で上げたような各種ツールへの入り口を1カ所にまとめられることです。

それぞれのツールが独立していると、始業時にすべてのツールにログインし、情報取得しなければならないという無駄な時間が生じます。

この問題を解消するため、社内ポータルを設けるべき、と言ってもいいでしょう。

ツールへのアクセス漏れがあると、せっかく用意した情報に触れずにその日の仕事を開始してしまう社員/スタッフが生じてしまいます。

情報共有化や、コミュニケーションを求めるなら、社内ポータルを作ることはとても大切です。

使われる社内ポータルにするためには?

社員/スタッフが使いたくなる社内ポータルサイトにするためには、

  • 必要な情報がそこにあるという確信を持ってもらう
  • スケジュール/タスク管理機能を持たせ、アクセスしなければならないように思ってもらう

などの工夫が必要です。

社内ポータル経由で得られる情報が多く、確実なものと感じると、社員/スタッフは始業と同時に必ずアクセスしてくれるようになります。

さらに言えば、「社内ポータルにアクセスしなければ仕事にならない」というところまで社内ポータルを作りこむ必要がある、といえるでしょう。

社内ポータルの選び方

社内ポータルは、次のようなポイントに目を配りながら選びましょう。

  • 社内ポータルで実現したいことは何か?
  • 誰もが直感的に使えるものか?

目的をはっきりさせないまま社内ポータルを選んでしまうと、結果を出せないうえに、無駄なコスト(準備期間/社員教育にかかる時間)を費やしてしまうかもしれません。

まずは、社内ポータルに求める要件を洗い出し、どの機能を持たせるべきかをはっきりさせてください。

そうすれば、何を選べばよいのかが自然とはっきりします。

社内ポータルシステムおすすめ3選

では、ここでおすすめの社内ポータルを3つご紹介します。

  • kintone(キントーン)
  • サイボウズ ガルーン
  • rakumo(ラクモ)

それぞれの特徴や費用についてご覧ください。

※この情報は、2021年1月現在のものです。

1.kintone(キントーン)

https://kintone.cybozu.co.jp/purpose/portal.html

kintone(キントーン)は、いくつかのグループウェアシステムで知られる、サイボウズ株式会社開発の社内ポータルです。

正確に言えば、kintone(キントーン)はビジネスアプリを自在に作れるクラウドサービスです。

    1-1.できること
    kintone(キントーン)でできることは、次のようなものです。

    • 100を超えるアプリを自由に組み合わせできる
    • エクセルの顧客リストをドロップ&ドラッグするだけで、顧客データベースが作れる
    • プロセス管理アプリで、承認印が不要に(ペーパーレス)
    • 掲示板/チャット/SNSも利用可能
    • 社外の人を招く「ゲスト利用」も可能(利用機能制限をかけられる)

    1-2.初期費用/維持費用

    【初期費用】

      無料

    【維持費用】

    • スタンダードコース=1,500円(1ユーザー/アプリ1,000まで利用可能)
    • ライトコース=780円(1ユーザー/アプリ200まで利用可能)

    ※いずれも月額。年単位での支払いも可能。

2.サイボウズ ガルーン

https://garoon.cybozu.co.jp/lp/portal/

サイボウズ ガルーンは、上のKintone(キントーン)と同じく、サイボウズ株式会社の社内ポータルシステムです。

Kintone(キントーン)はどちらかというとデータベース機能に重きを置いています。

一方、サイボウズ ガルーンは、いわゆるグループウェアというべき機能を備えています。

    2-1.できること

    サイボウズ ガルーンでは、以下のことができます。

    • スケジュール管理(プロジェクト管理)
    • ファイルの共有(更新履歴が残る/フォルダへのアクセス権管理)
    • 申請業務もペーパーレス、路線検索で交通費精算までもスムーズ
    • テレビ会議システム利用可能(オプション)
    • 部署ごとに必要なポータル画面を用意できる

    2-2.初期費用/維持費用
    【初期費用】

      無料

    【維持費用】

    • 300ユーザーまで=845円(1ユーザー)
    • 301~1,000ユーザーまで=800円(1ユーザー)
    • 1,001ユーザー以上=問い合わせ

    ※いずれも月額。年単位での支払いも可能。

3.rakumo(ラクモ)

https://rakumo.com/lp/board/

rakumo(ラクモ)は、Google Cloud Platform代理店であるrakumo株式会社が手掛けるサービスです。

RakumoはG SuiteやSalesforceと連携させ、より使い勝手の良いものとするツールと考えてください。

既にG SuiteやSalesforceを導入しているのなら、検討してみてもよいでしょう。

    3-1.できること

    rakumo(ラクモ)は、以下のような使い方が可能です。

    • ボード(掲示板)をいくつも作れ、ボード内では共有したい情報を付箋のように貼り付けできる
    • 付箋状の投稿内容には、共有する社員/スタッフが自由にコメントできる
    • 投稿を公開範囲内の人が見たかどうかがわかる/必要なら投稿をメールでプッシュできる
    • カレンダー情報を、ボードに投稿できる
    • 特にほしい機能を個別に導入できる(キンタイ/カレンダー/ワークフロー/ケイヒ/コンタクト)

    3-2.初期費用/維持費用
    【初期費用】

    • rakumoカレンダー(組織の表示設定や初期設定メニュー作成)=75,000円~
    • rakumoコンタクト(共有アドレス帳のユーザー属性指定やカスタム)=75,000円~
    • rakumoワークフロー(申請書作成のためのフォーム作成)=10,000円~
    • rakumoワークフロー(申請経路/役職・上長設定などの要件定義)=150,000円~
    • rakumoボード(カテゴリ設定や初期設定全般)=75,000円~
    • rakumoケイヒ(勘定項目仕訳データ設計など)=150,000円~

    【維持費用】
    ■rakumo for G Suite

    • rakumoカレンダー=300円(1ユーザー)
    • rakumoコンタクト=50円(1ユーザー)
    • rakumoワークフロー=300円(1ユーザー)
    • rakumoボード=150円(1ユーザー)
    • rakumoケイヒ=300円(1ユーザー)

    ※維持費については年間契約が必須。上記金額は年間契約したときの月額費用。

    ■rakumo for Salesforce

    • ソーシャルスケジューラー=900円(1ユーザー)
    • Sync=400円(1ユーザー)

    ※維持費については年間契約が必須。上記金額は年間契約したときの月額費用。
    ※カレンダー+ワークフロー+コンタクト+ボードの「rakumo Basicパック」、カレンダー+ワークフロー+コンタクト+ボード+ケイヒ+キンタイの「rakumo Suiteパック」もあり。

まとめ

社内ポータルは、情報共有のため今や欠かせないものとなっています。

大企業だけでなく、中小企業でも「言った/言わない」といった問題を解消しつつ、問い合わせにかかる時間を最低限に抑えられることが大きなメリットです。

ですが、既に導入している社内ポータルの機能に満足できない、業種業態に合っていない社内ポータルを導入してしまった、ということは少なからず起こることでしょう。

あなたは社内ポータルに何を求めていますか?

多くの方は、やはり「情報共有」や「ナレッジの蓄積」と答えるのではないでしょうか。

この点を重視しているなら、弊社の取り扱うZendesk guideもぜひ検討してみてください。

特別な知識がなくても、ブログを書くように自由に作成できますし、カテゴリの設定もカンタンにできます。

また、コンテンツ履歴をキープする機能を持っていますので、いつからFAQの内容が変わったのかがわかり、社員/スタッフが混乱することもありません。

Zendesk guideなら、700以上の有益なアプリと連携できます。

あなたの求める社内ポータルを、自由自在に作ることが可能なのです。

※Zendesk guideについては、「Zendesk guideは、エンジニア要らずで高機能の「FAQサイト」が作れる最強ツール」もご覧ください。

もしも「これから社内ポータルを導入したい」「社内ポータルを再構築したい」とお考えなら、ぜひ一度、私たちにご相談ください。

可能な限り事例をご紹介しながら、最も適した社内ポータルの作り方をアドバイスいたします。