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働き方改革に効果のあるツールは?目的別に9種をご紹介!

2019/08/02

ブログ 働き方改革・業務効率化

「働き方改革」という言葉をあちこちで見聞きするようになりました。
その背景には、少子高齢化に伴う人材不足をカバーするため、効率の良い働き方が模索されていることがあります。
「わかってはいるけれど、どうしたら実現できるの?」
「でも、仕事に支障をきたすのは困るし…」
そんな、ふたつの考えの板挟みになってはいませんか?

働き方改革の実現に欠かせないのは、「業務の効率化」です。
今回は働き方改革にマッチするツールをご紹介しつつ、どんな使い方ができるのかをご説明しますので、あなたの今の状況に何が合うのかの検討に役立ててください。


働き方改革とはそもそも何を目的とするものか

働き方改革とは、働きたいと思う人が、「多様な労働形態の中から自分に合った働き方を選べる社会」の実現を指すものです。
生産年齢人口の減少に加え、キャリア/スキルを持つ人であっても、育児や介護などで現場を退かなければならないという状況が増えています。
このような状態を少しでも解消し、「働きたいと願う人に働く機会を提供しよう」とするのが、国の目指す「働き方改革」なのです。

■「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について│厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322_00001.html

では、働き方改革を実現するには、どうすればよいのでしょうか。

  • 長時間労働の是正(時間外労働の上限規制/サブロク(36)協定の締結)
  • 多様で柔軟な働き方の実現(フレックスタイム制やリモートワーク導入)
  • 雇用形態にかかわらず、公正に待遇する仕組みづくり(同一労働同一賃金)
  • 有給休暇を確実に取得させる(有給休暇10日以上の労働者に、最低毎年5日は有給休暇を認める)

「働き方改革」には、留意すべきポイントが多くあります。


働き方改革を導入するメリット

「働きたい人が個々人の事情に合わせて働ける」ことを目指す働き方改革には、企業側にも大きなメリットがあります。


人材採用に有利!

「働き方」に柔軟性があれば、求職者にとって魅力的に映り、応募者数が増える可能性が高まります。
「今後結婚するかもしれない」、「いずれは子どもが欲しい」、「親の介護をしなければならなくなるかも…」という、将来の人生設計に不安を抱く人でも応募しやすいからです。


離職率の低下に貢献!

短時間勤務OK、リモートワーク可能…そのような環境が整っていれば、離職率も格段に減少するはずです。
やっと仕事に慣れてきた…と思った社員の離職は、企業にとってとても大きな損失。
働き方に幅を持たせることで離職率を低く抑えることは、大きなメリットです。


従業員の心身を健康に保つ

多様な働き方ができる環境が整っていれば、従業員が心身ともに健康を保つことに一役買ってくれます。
「子どもが急に発熱、保育園に連れていけない」、「親の容態が急変、遠方にいる親の主治医(施設)と相談しなければ」といったことは、だれの身にも起こり得ることです。
そのようなとき、労働者側はなんとなく肩身の狭い思いをしながら休みを申請するのではないでしょうか。
また、有能ではあるものの、人付き合いが苦手で「働きづらさ」を感じる社員もいるかもしれません。
いつでもどこでも仕事ができる、有給休暇が取りやすくなるといった仕組みがあれば、従業員の心身を健全に保つ後押しができます。


プライベートが充実することで個人の能力に深みが出る

働き方の自由度が高ければ、プライベートも充実し、結果的に従業員の能力を十分に発揮できるようになるはずです。
自分の時間をしっかり確保し、家族との楽しみや、自分のスキルを高める活動に使うことができれば、「よし、明日からまた仕事を頑張ろう」と思えるものですね。
まさしく、ワーク・ライフ・バランスの実現ともいえる効果です。


働き方改革に効果のあるツールを目的別に9種ご紹介!

では、国の目指す「働き方改革」の概要を理解したところで、「これからすぐにでも導入できそう」と思っていただける、効果的なツールをご紹介しましょう。


1. メンバーのタスクを見える化!Trello

https://trello.com/ja

Trelloは、プロジェクト管理に欠かせないタスクをチームで共有するアプリです。
まるで、作業管理用掲示板やガントチャートをチームの全員で見ているかのような感覚で利用できます。
また、パソコンでもスマートフォンアプリでも利用できるところも便利です。

【機能や使い方】

  • プロジェクトごとに設ける掲示板(ボードと呼ぶ)にタスク(カードと呼ぶ)を作成。
  • タスクのステータスが変化するごとに「未着手」「着手」「確認待ち」「完了」(リストと呼ぶ)に移動。
  • タスク(カード)ごとに担当者を割り振ることができる。
  • タスクごとに締切日を設定、もしもその日時を越してしまうとアラートが発動。


2.あらゆる問い合わせチャネルを一元管理!Zendesk

https://zendesk-odk.jp/

Zendeskは、顧客/見込み客からの問い合わせ(メール・チャット・SNSなど)を一元化するためのプラットフォームです。
「Support」「Talk」「Chat」などを組み合わせることで、カスタマーサポートをスムーズに、スピーディーに行うことができます。
セキュリティを担保しながらも、リモートワークにも対応していますので、自宅で仕事ができる環境を整えることができます。

【機能や使い方】

  • 自社Webサイト来訪者一覧が表示される(待機中オペレーターすべてのPC)
  • 滞在時間が長そう、もしくは特定のページを探していそうな来訪者を見つける
  • 「お困りですか?」などのように話しかける
  • 既存顧客の場合、顧客情報を見ながら対応する
  • より詳しい回答を求められた場合、適したオペレーターに転送
  • 「チケット」発行で、解決できたか/できなかったか、どこで留まっているかの管理・分析が可能


3.テレワーク社員の業務状況を把握!MylogStar

https://www.mylogstar.net/

MylogStarは、テレワーカーの稼働状況をログとして保管するものです。
シンクライアント環境がなくても、コンピューター名やIPアドレスで管理できますので、導入もラクです。
各種アプリケーションや、メールやネットなどの利用といったアクション(マウスやキーボード利用)を「アクティブ時間」としてカウント、管理者ページにスタッフ一覧として稼働状況が現れます。
また、データをUSBメモリなどに保存するなど、事前に禁止事項として設定した動きが起こったとき、アラート発動とともに、何が行われたかの詳細ログが残ります。

【機能や使い方】

  • テレワーカーがMylogStarにログイン
  • 作業開始/作業完了→ログオフ
  • 管理者がログや稼働時間を確認、業務の振り返りや一部のテレワーカーに仕事が偏っていないかを分析


4.社内の資料をクラウドで管理し遠隔地からもアクセス!Dropbox

https://www.dropbox.com/ja

社内の資料を外出先でも、自宅でも参照したいときに便利なのが、Dropboxです。
社内サーバで各種資料を保管している場合、外部からのアクセスを禁じているはずですね。
社内サーバではいざというとき困りますが、Dropboxはオンラインストレージですので不便を感じません。
会社ではMac、自宅はWindows、出先で資料確認したいときはスマートフォンアプリで…どのような環境にあっても、資料にアクセスできる便利さがあります。
また、ファイル共有する人の限定、ダウンロード期限やパスワードの設定もできます。

【機能や使い方】

  • 利用者全員にアカウントを作成してもらう
  • チームごとにフォルダを作成する
  • それぞれに必要なファイル(ワード/エクセルなど)をアップロード
  • 管理者が、チームや必要な人(社外の人でも可)を「招待」
  • 必要なファイルを「共有」
  • スタッフがダウンロードしたファイルを更新、再度同じフォルダにアップロード(上書き)
  • 常に最新の情報を共有できる
  • 誤って削除した場合も、「削除したファイル」→「復元」で元に戻せる


5. 連携豊富で働く場所を選ばないチャットツール!Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/

社内連絡用にチャットを利用している企業も少なくありませんが、Slackは特別便利です。
日常的に使っているアプリケーション(OneDrive/Dropboxなど1,500以上)と連携できるからです。
SlackはWebサイト、PC用アプリケーション、スマートフォン用アプリケーションと、さまざまな利用法がありますので、場所を問わずコミュニケーションをとることができます。

【機能や使い方】

  • slackトップページから、「チーム」を作る(管理者)
  • 自分の名前やパスワードなどの基本設定をする
  • 招待したい人に、slack画面からメールを送る
  • 必要な「チャンネル(グループ)」を作り、メンバーを追加(管理者)
  • チャンネルでテキストチャットやファイル交換をする
  • 忘れてはならないものは「ピン留め」で保護する


6.会社に置いた名刺データを遠隔地から閲覧!Sansan

https://jp.sansan.com/

名刺を専用フォルダにしまっている方に使っていただきたいのが、Sansanです。
Sansanは、スマートフォンアプリでスキャンしてデータを蓄積、社内で共有できる、どこにいても確認できる、という点でとても便利だからです。
また、自社内他部署であっても、相手の人事異動/昇格を察知した社員がその名刺データを書き換えることができますので、常に最新の情報にアクセスできます。

【機能や使い方】

  • スマートフォンアプリで名刺をスキャン
  • 名刺データにタグをつける(取引先/〇〇代理店/商談キーマンなど)
  • 肩書や在籍部署の変更が起きたとき、データ修正ができる
  • 社内必要部署で、最新の名刺データをどこからでも閲覧


7.自宅やカフェから会議に参加!Zoom

https://www.zoom.us/

ビデオチャットをミーティングに利用しようとしているなら、Zoomをおすすめします。
他にもビデオチャットツールはありますが、Zoomは安定性や他のアプリとの連携可能など、使い勝手の面で近年ユーザーが増えています。

【機能や使い方】

  • ユーザー登録をする(使ってほしい人すべて)
  • ミーティング日時のすり合わせを「ミーティングをスケジュールする」画面で行う
  • 参加してほしいメンバーに、招待状(URL)を送る
  • 資料の共有やレコーディング(録音)防止機能を使って、ミーティングを適正にコントロールする


8.経費精算にかかる時間を1/10に!MFクラウド経費

https://biz.moneyforward.com/expense

経費の清算に時間を取られているようなら「MFクラウド経費」がおすすめです。
一番の便利なポイントは、領収書を専用アプリで撮影するだけでよいというところです。
領収書(レシート)発行されたらすぐに撮影。
これで、すぐに科目分類や清算申請ができるのです。

【機能や使い方】

  • 領収書の撮影/交通系ICカードの読み取り(NFC機能実装Android端末)
  • 口座やクレジットカードのデータから経費を自動でピックアップ
  • 使えば使うほど科目分類の精度が上がる
  • データの蓄積で、経費分析ができる
  • 現在使用中の会計ソフトと連動させることができる


9.メンバーの業務時間を見える化!TimeCrowd

https://timecrowd.net/

多くのメンバーで仕事を進めるときに使ってみていただきたいのが、TimeCrowdです。
どこかで遅れが出ていないか、手の空いた人に手伝ってもらえないかという場面はよくあることです。
メンバーの稼働状況や仕事の進捗状況を「見える化」すれば、チームの仕事もスムーズに運ぶことができるでしょう。

【機能や使い方】

  • チームの作成(管理者)
  • 仕事を開始したらタスク名を入力し、打刻(メンバー)
  • 稼働していないメンバーがすぐにわかる
  • Googleカレンダーと連携、タスクの終了日時を明示
  • 稼働時間×メンバーごとの人件費単価で人件費算出


まとめ

働き方改革を実現することはとても重要ですが、特に注目したいのはリモートワークです。
この場合、我々が導入支援を行う「Zendesk」の導入が業務推進に直結することでしょう。
子育てや介護といった問題に対処しながら仕事をしたい社員にとって、特にテキストベースでの顧客対応はとても取り組みやすいものです。

今回は、働き方改革に役立つツールをご紹介しましたが、すぐにでも取り入れやすいものばかりです。
今すぐにでも検討して、順次施行される「働き方改革関連法」に対応できるよう準備を始めてください!

社内問い合わせ対応をZendeskに置き換え、残業時間の大幅削減を実現させた企業の実例はこちらでお読みいただけます。ぜひご参考ください。